Odpowiednie podejście do zarządzania ryzykiem nadużyć powinno być naturalną konsekwencją uzmysłowienia sobie realnego ryzyka możliwych strat. Ujawnione przypadki nadużyć mogą również prowadzić do osłabienia wizerunku firmy i osłabić relacje z dostawcami i klientami. Dlatego wiele organizacji decyduje się na wprowadzenie odpowiednich systemów zarządzania ryzykiem nadużyć, których immanentnym składnikiem jest odpowiednie traktowanie syngalistów. Jednak również wiele organizacji pozostaje nieświadomych realnej skali zagrożeń oraz właściwego podejścia do zarządzania ryzykiem nadużyć.
Przebieg prac
Nasze podejście jest zawsze dostosowane do specyfiki danej organizacji oraz specyfiki danej sytuacji. Możemy jednak wskazać stałe elementy naszego podejścia, system zarządzania ryzkiem nadużyć opiera się bowiem o ocenę i rozwój 4 kluczowych elementów. Dlatego też sposób zarządzania ryzkiem nadużyć analizujemy w 4 wymiarach:
- Prewencja. Mechanizmy kontrolne zastosowane na tym etapie są najbardziej efektywne. Najbardziej efektywną prewencją są sprawnie działające mechanizmy kontrolne. Świadomość ich sprawności skutecznie odstrasza od popełniania nadużyć. Istotnym środkiem prewencyjnym jest oficjalnie zakomunikowana „Polityka antykorupcyjna”, która ma demonstrować wagę, jaką najwyższe kierownictwo przywiązuje do zwalczania korupcji. Etyczna kultura organizacji stojąca na wysokim poziomie jest również istotnym „narzędziem” prewencji.
- Detekcja. Nawet najskuteczniejsza prewencja nie doprowadzi do eliminacji ryzyka wystąpienia nadużycia. Detekcja powinna być skuteczna, szybka (szybkie rozpoznanie sygnałów alarmowych, szybkie stwierdzenie czy miało miejsce nadużycie) oraz umożliwiać podjęcie odpowiednich działań. Rodzaj działań uzależniony jest od stwierdzonego problemu. Konieczna jest odpowiednia własna analiza ryzyka, sprawny system uzyskiwania informacji o ryzyku z zewnątrz, sprawne przekazywanie informacji do osób mogących podjąć odpowiednie działania (w tym ocena czy miało miejsce nadużycie oraz wprowadzenie korekty). Proces oceny czy nadużycie rzeczywiście miało miejsce może wymagać efektywnej współpracy z wyspecjalizowanymi instytucjami. Należy określić zasady współpracy oraz stale je usprawniać.
- Korekta. Proces oceny czy nadużycie rzeczywiście miało miejsce może być długotrwały. Korekty rozwiązań systemowych mogą być jednak wprowadzane zanim zostanie on zakończony – aby zmniejszyć ryzyko wystąpienia nadużyć. Każde uzasadnione podejrzenie nadużycia jest sygnałem ostrzegawczym, że obecne rozwiązania mogą posiadać lukę. Należy przeprowadzić analizę danego przypadku oraz określić czy wymagane są zmiany obecnych rozwiązań, jeśli tak, to jakie. Zmiany powinny być wprowadzone możliwie szybko.
- Sankcje. Nałożenie kary jest zazwyczaj procesem trudnym pod względem dowodowym oraz długotrwałym. Konsekwentne dążenie do zastosowania sankcji ma jednak istotną funkcję prewencyjną i powinno być prowadzone.
